Thay Đổi Năng Suất Của Bạn: Hướng Dẫn Toàn Diện để Xây Dựng Hệ Thống Kanban Cá Nhân

Trong một thế giới của những thông báo liên tục, các ưu tiên cạnh tranh và danh sách việc cần làm vô tận, việc đạt được trạng thái năng suất tập trung có thể giống như một nhiệm vụ bất khả thi. Chúng ta bị choáng ngợp bởi khối lượng công việc khổng lồ cần phải hoàn thành, cả trong công việc và cuộc sống cá nhân. Sẽ ra sao nếu có một cách đơn giản, trực quan và hiệu quả cao để quản lý sự hỗn loạn này, giảm căng thẳng và làm rõ công việc của bạn? Hãy đến với hệ thống Kanban Cá nhân.

Ban đầu được phát triển cho ngành sản xuất bởi Toyota ở Nhật Bản, phương pháp Kanban đã được các đội phát triển phần mềm và CNTT trên toàn cầu áp dụng vì sức mạnh của nó trong việc quản lý các quy trình làm việc phức tạp. Tuy nhiên, các nguyên tắc của nó phổ quát đến mức có thể được thu nhỏ xuống cấp độ cá nhân, tạo ra một công cụ mạnh mẽ để quản lý công việc cá nhân. Hướng dẫn này dành cho bất kỳ chuyên gia, sinh viên hoặc cá nhân sáng tạo nào trên toàn cầu đang tìm cách giành lại quyền kiểm soát thời gian và nhiệm vụ của mình.

Hệ Thống Kanban Cá Nhân là gì?

Về cốt lõi, hệ thống Kanban Cá nhân là một phương pháp trực quan để quản lý công việc của bạn. Nó sử dụng một bảng (vật lý hoặc kỹ thuật số) với các cột đại diện cho các giai đoạn của quy trình làm việc và các thẻ đại diện cho các nhiệm vụ riêng lẻ. Bằng cách di chuyển các thẻ qua các cột, bạn có được một bức tranh rõ ràng, theo thời gian thực về tiến độ, các điểm nghẽn và tổng khối lượng công việc của mình.

Nó không chỉ là một danh sách việc cần làm được tô vẽ. Một hệ thống Kanban thực sự được dẫn dắt bởi ba nguyên tắc cơ bản làm cho nó mạnh mẽ một cách độc đáo:

1. Trực Quan Hóa Công Việc Của Bạn: Việc làm cho các nhiệm vụ của bạn trở nên hữu hình và dễ thấy sẽ phơi bày các vấn đề, sự phụ thuộc và tiến độ mà nếu không sẽ bị ẩn giấu trong danh sách hoặc trong tâm trí bạn.
2. Giới Hạn Công Việc Đang Thực Hiện (WIP): Đây là thành phần bí mật. Bằng cách giới hạn một cách có ý thức số lượng công việc bạn làm tại bất kỳ thời điểm nào, bạn giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh, cải thiện sự tập trung và thực sự hoàn thành công việc nhanh hơn.
3. Quản Lý Luồng Công Việc: Mục tiêu không chỉ là bận rộn, mà là di chuyển các nhiệm vụ một cách trôi chảy từ đầu đến cuối. Kanban giúp bạn xác định và giải quyết các điểm nghẽn để cải thiện thông lượng tổng thể của mình.

Bằng cách áp dụng hệ thống này, bạn chuyển từ trạng thái "đẩy" ngày càng nhiều công việc vào đĩa của mình sang một hệ thống "kéo", nơi bạn chỉ bắt đầu một nhiệm vụ mới khi bạn có đủ năng lực. Sự thay đổi đơn giản này có tác động tâm lý sâu sắc, giảm bớt sự choáng ngợp và tăng cảm giác hài lòng.

Bắt Đầu: Xây Dựng Bảng Kanban Cá Nhân Đầu Tiên Của Bạn

Tạo bảng đầu tiên của bạn là một quá trình đơn giản. Điều quan trọng là bắt đầu đơn giản và phát triển hệ thống khi bạn học được điều gì phù hợp với mình. Không có một cách "đúng" duy nhất; hệ thống tốt nhất là hệ thống bạn sẽ sử dụng một cách nhất quán.

Bước 1: Chọn Phương Tiện - Bảng Vật Lý và Bảng Kỹ Thuật Số

Bảng Kanban của bạn có thể đơn giản như một chiếc bảng trắng hoặc phức tạp như một ứng dụng phần mềm chuyên dụng. Cả hai đều có những ưu điểm riêng, và sự lựa chọn mang tính cá nhân sâu sắc.

Bảng Vật Lý

Một bảng vật lý thường được khuyên dùng cho người mới bắt đầu. Bản chất hữu hình của nó có thể rất mạnh mẽ.

• Ví dụ: Bảng trắng, bảng ghim, một tờ giấy lớn, hoặc thậm chí một phần của bức tường.
• Thẻ công việc: Giấy ghi chú là lựa chọn cổ điển. Kích thước giới hạn của chúng buộc bạn phải súc tích, và màu sắc của chúng có thể được sử dụng để phân loại.
• Ưu điểm:
  • Tính trực quan cao: Nó luôn ở đó, trong không gian vật lý của bạn, nhắc nhở bạn về các cam kết của mình.
  • Sự hài lòng khi chạm vào: Hành động vật lý di chuyển một tờ giấy ghi chú từ cột "Đang Thực Hiện" sang "Đã Xong" là vô cùng thỏa mãn.
  • Đơn giản: Không có phần mềm để học, không có thông báo để quản lý. Nó không gây xao lãng.
  • Linh hoạt: Bạn có thể thiết kế nó theo bất kỳ cách nào bạn thấy phù hợp, không bị ràng buộc bởi giao diện người dùng của phần mềm.
• Nhược điểm:
  • Không di động: Nó bị ràng buộc vào một địa điểm duy nhất (ví dụ: văn phòng tại nhà của bạn).
  • Thông tin hạn chế: Một tờ giấy ghi chú chỉ có thể chứa một lượng văn bản nhất định. Việc thêm liên kết, tệp tin hoặc ghi chú chi tiết là rất khó.
  • Không có tự động hóa hoặc phân tích: Bạn không thể dễ dàng theo dõi các chỉ số hoặc đặt lời nhắc tự động.

Bảng Kỹ Thuật Số

Các công cụ kỹ thuật số cung cấp các tính năng mạnh mẽ và sự linh hoạt cho những người làm việc trên nhiều thiết bị hoặc địa điểm.

• Ví dụ: Trello, Asana, Notion, Jira (thường dành cho công việc kỹ thuật), Microsoft Planner, hoặc các lựa chọn thay thế mã nguồn mở đơn giản hơn như Kanboard.
• Thẻ công việc: Các thẻ kỹ thuật số có thể chứa thông tin phong phú, bao gồm mô tả chi tiết, danh sách kiểm tra, tệp đính kèm, ngày hết hạn, bình luận và liên kết.
• Ưu điểm:
  • Truy cập mọi nơi: Có sẵn trên điện thoại, máy tính bảng và máy tính của bạn, giúp bạn đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị.
  • Chức năng phong phú: Hỗ trợ tệp đính kèm, cộng tác (nếu bạn chia sẻ bảng của mình), tìm kiếm, lọc và lưu trữ.
  • Tự động hóa: Nhiều công cụ cho phép tự động hóa dựa trên quy tắc (ví dụ: tự động di chuyển một thẻ khi một danh sách kiểm tra được hoàn thành).
  • Phân tích: Một số công cụ cung cấp báo cáo về thời gian chu kỳ của bạn (mất bao lâu để hoàn thành một nhiệm vụ) và thông lượng (bạn hoàn thành bao nhiêu nhiệm vụ).
• Nhược điểm:
  • "Xa mặt cách lòng": Rất dễ quên kiểm tra bảng kỹ thuật số của bạn nếu nó chỉ là một tab trình duyệt khác.
  • Phức tạp: Số lượng lớn các tính năng có thể gây choáng ngợp và dẫn đến việc thiết kế hệ thống của bạn quá mức cần thiết.
  • Gây xao lãng: Có thể chỉ là một nguồn nhiễu kỹ thuật số khác nếu không được quản lý cẩn thận.

Khuyến Nghị cho Người Mới Bắt Đầu: Bắt đầu với một bảng vật lý. Dành một vài tuần với giấy ghi chú trên tường. Điều này sẽ dạy cho bạn các nguyên tắc cốt lõi mà không bị phân tâm bởi các tính năng của phần mềm. Một khi bạn hiểu được quy trình làm việc của riêng mình, bạn có thể chọn và cấu hình một công cụ kỹ thuật số đáp ứng nhu cầu cụ thể của mình một cách hiệu quả hơn.

Bước 2: Xác Định Các Cột - Các Giai Đoạn Của Quy Trình Làm Việc

Các cột của bạn đại diện cho hành trình mà các nhiệm vụ của bạn đi từ lúc hình thành đến khi hoàn thành. Một lần nữa, sự đơn giản là chìa khóa khi bắt đầu.

Bảng Ba Cột Cổ Điển

Đây là điểm khởi đầu phổ biến và đủ dùng cho nhiều người.

• Cần Làm (To Do): Đây là danh sách công việc tồn đọng của bạn. Nó chứa tất cả các nhiệm vụ bạn đã xác định nhưng chưa bắt đầu. Đó là một danh sách các lựa chọn, không phải là các cam kết.
• Đang Làm (Doing hoặc In Progress): Cột này chứa (các) nhiệm vụ bạn đang tích cực thực hiện ngay bây giờ. Đây là cột mà bạn sẽ áp dụng giới hạn WIP của mình.
• Đã Xong (Done): Vạch đích. Khi một nhiệm vụ hoàn thành, nó sẽ được chuyển đến đây. Cột này đóng vai trò như một bản ghi về những thành tích của bạn và là một nguồn động lực tuyệt vời.

Mở Rộng Bảng Của Bạn Theo Thời Gian

Khi bạn trở nên thoải mái hơn với hệ thống, bạn có thể thấy rằng một quy trình làm việc chi tiết hơn sẽ hữu ích. Bạn có thể thêm các cột phản ánh quy trình cụ thể của mình. Dưới đây là một số bổ sung phổ biến:

• Tồn Đọng (Backlog): Một cột "lưu trữ sâu" cho các ý tưởng và nhiệm vụ mà bạn có thể làm vào một ngày nào đó, nhưng chưa được sàng lọc hoặc ưu tiên. Điều này giữ cho cột "Cần Làm" của bạn sạch sẽ và tập trung vào công việc sắp tới.
• Tiếp Theo (Next Up hoặc Ready): Các nhiệm vụ đã được xác định và ưu tiên đầy đủ và sẵn sàng được kéo vào cột "Đang Làm" ngay khi bạn có năng lực.
• Xem Xét/Chờ Đợi (Review/Waiting): Đối với các nhiệm vụ bị chặn hoặc đang chờ thông tin từ người khác (ví dụ: chờ phản hồi email, hoặc chờ sự chấp thuận của quản lý). Điều này làm cho các điểm nghẽn trở nên rõ ràng.
• Hoàn Thành Trong Tuần Này (Completed This Week): Một cột "Đã Xong" tạm thời mà bạn sẽ dọn dẹp vào cuối mỗi tuần trong một buổi đánh giá hàng tuần. Điều này giúp theo dõi tiến độ hàng tuần.

Ví dụ cho một nhà văn: Tồn Đọng -> Ý Tưởng -> Lập Dàn Ý -> Soạn Thảo -> Chỉnh Sửa -> Đã Xong

Ví dụ cho một sinh viên: Cần Làm -> Nghiên Cứu -> Viết Bài -> Xem Lại -> Đã Nộp

Điều quan trọng là các cột phản ánh chính xác các bước thực tế trong quy trình làm việc của bạn. Đừng tạo các cột cho các bước bạn ước mình có; hãy vạch ra những gì bạn thực sự làm.

Bước 3: Tạo và Quản Lý Các Thẻ Công Việc

Mỗi thẻ trên bảng của bạn đại diện cho một phần công việc riêng lẻ, rời rạc. Điều gì tạo nên một thẻ tốt?

• Cụ thể: "Làm báo cáo dự án" là một thẻ tồi. "Soạn thảo phần giới thiệu cho báo cáo tài chính quý 3" là một thẻ tốt. Nhiệm vụ phải rõ ràng và có thể hành động.
• Giữ chúng có kích thước tương tự nhau: Cố gắng chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý. Một quy tắc chung tốt là một thẻ duy nhất nên đại diện cho công việc có thể hoàn thành trong vài giờ đến tối đa một vài ngày. Nếu một nhiệm vụ có vẻ quá lớn, nó có thể là một "epic" (nhiệm vụ lớn) cần được chia thành nhiều thẻ nhỏ hơn.
• Thêm ngữ cảnh: Ngay cả trên một tờ giấy ghi chú, bạn cũng có thể thêm các chi tiết nhỏ. Một ngày hết hạn, dự án mà nó thuộc về, hoặc một chỉ báo khẩn cấp. Trên các thẻ kỹ thuật số, bạn có thể thêm nhiều hơn nữa: mô tả chi tiết, danh sách kiểm tra các nhiệm vụ phụ, và các liên kết hoặc tài liệu liên quan.

Nền Tảng Của Kanban: Giới Hạn Công Việc Đang Thực Hiện (WIP)

Nếu bạn chỉ áp dụng một thực hành từ hướng dẫn này, hãy để đó là thực hành này. Giới hạn Công việc Đang thực hiện (WIP) là thay đổi có tác động lớn nhất mà bạn có thể thực hiện đối với năng suất của mình. Đó là sự khác biệt giữa một danh sách việc cần làm đơn giản và một hệ thống Kanban thực sự.

Tại Sao Việc Giới Hạn WIP Lại Mạnh Mẽ Như Vậy?

Bộ não của chúng ta không được thiết kế để đa nhiệm. Khi chúng ta chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, chúng ta phải chịu một chi phí nhận thức được gọi là "chuyển đổi ngữ cảnh". Mỗi lần bạn nhảy từ việc viết một báo cáo sang trả lời một email rồi chuẩn bị cho một cuộc họp, bộ não của bạn phải dỡ bỏ ngữ cảnh của nhiệm vụ trước đó và tải ngữ cảnh của nhiệm vụ mới. Quá trình này không hiệu quả và gây mệt mỏi về mặt tinh thần.

Bằng cách đặt giới hạn WIP, bạn buộc mình phải hoàn thành những gì bạn bắt đầu. Điều này có một số lợi ích:

• Tăng cường sự tập trung: Chỉ với một hoặc hai nhiệm vụ để tập trung, bạn có thể dành toàn bộ sự chú ý của mình cho chúng, dẫn đến công việc có chất lượng cao hơn.
• Giảm căng thẳng: Thay vì cảm thấy sức nặng của mười nhiệm vụ dở dang, bạn chỉ phải lo lắng về một hoặc hai nhiệm vụ trong cột "Đang Làm" của mình.
• Hoàn thành nhanh hơn: Có vẻ phản trực giác, nhưng tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm (đơn nhiệm) giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ riêng lẻ nhanh hơn. Điều này cải thiện luồng công việc tổng thể và giảm thời gian từ khi bắt đầu đến khi kết thúc (được gọi là thời gian chu kỳ).
• Phát hiện các điểm nghẽn: Khi bạn đạt đến giới hạn WIP và không thể kéo một nhiệm vụ mới, bạn buộc phải tự hỏi, "Tại sao công việc hiện tại của tôi lại bị kẹt?" Điều này làm nổi bật một vấn đề cần được giải quyết.

Cách Đặt Giới Hạn WIP Của Bạn

Giới hạn WIP là một con số bạn đặt ở đầu cột "Đang Làm" của mình. Con số này đại diện cho số lượng thẻ tối đa được phép trong cột đó tại bất kỳ thời điểm nào.

• Bắt đầu thấp: Một điểm khởi đầu tuyệt vời cho giới hạn WIP cá nhân là 2 hoặc 3. Một số người theo chủ nghĩa thuần túy thậm chí còn ủng hộ giới hạn WIP là 1.
• Quy tắc: Bạn không thể kéo một thẻ mới vào cột "Đang Làm" nếu nó vượt quá giới hạn WIP của bạn. Cách duy nhất để bắt đầu một cái gì đó mới là hoàn thành một cái gì đó cũ.
• Thử nghiệm và điều chỉnh: Giới hạn WIP lý tưởng của bạn phụ thuộc vào bản chất công việc của bạn. Nếu nhiệm vụ của bạn thường liên quan đến việc chờ đợi người khác, giới hạn là 3 có thể tốt hơn 1. Điều quan trọng là cảm thấy hơi khó chịu; giới hạn nên ràng buộc bạn. Nếu bạn không bao giờ cảm thấy áp lực của giới hạn, nó có lẽ là quá cao.

Kỷ luật này ban đầu rất khó. Bạn sẽ bị cám dỗ để kéo vào "nhiệm vụ nhỏ nhanh chóng" đó. Hãy chống lại sự cám dỗ. Mục tiêu của Kanban không phải là bắt đầu công việc, mà là hoàn thành công việc.

Các Kỹ Thuật Nâng Cao để Tối Ưu Hóa Hệ Thống Của Bạn

Một khi bạn đã nắm vững các kiến thức cơ bản, bạn có thể giới thiệu các yếu tố phức tạp hơn vào bảng của mình để xử lý sự phức tạp lớn hơn. Hãy giới thiệu chúng dần dần, chỉ thêm chúng khi bạn cảm thấy có một nhu cầu cụ thể.

Làn Bơi (Swimlanes)

Làn bơi là các hàng ngang cắt qua các cột của bạn, cho phép bạn phân loại công việc. Chúng cực kỳ hữu ích để quản lý các luồng hoạt động khác nhau trên một bảng duy nhất.

• Theo Dự án hoặc Lĩnh vực Cuộc sống: Bạn có thể có một làn bơi cho "Công việc", một cho "Cá nhân" và một cho "Học tập". Điều này cho bạn một cái nhìn tổng thể về toàn bộ khối lượng công việc trong cuộc sống của bạn.
• Theo Mức độ khẩn cấp: Một thực hành phổ biến là tạo một làn "Khẩn cấp" hoặc "Ưu tiên nhanh" ở đầu bảng. Làn này dành cho công việc khẩn cấp, không lường trước được phải được giải quyết ngay lập tức (ví dụ: một sự cố sản xuất nghiêm trọng, một yêu cầu khẩn cấp của khách hàng). Các nhiệm vụ trong làn này thường bỏ qua các giới hạn WIP thông thường, nhưng nên được sử dụng một cách tiết kiệm vì chúng làm gián đoạn luồng công việc.

Các Loại Dịch Vụ (Classes of Service)

Các loại dịch vụ là các chính sách quy định cách bạn đối xử với các loại công việc khác nhau. Chúng giúp bạn đưa ra các quyết định ưu tiên thông minh hơn thay vì chỉ là "cái gì khẩn cấp". Bạn có thể chỉ ra điều này bằng các giấy ghi chú có màu khác nhau hoặc các nhãn trong một công cụ kỹ thuật số.

• Tiêu chuẩn: Loại mặc định cho các nhiệm vụ thông thường. Chúng được kéo vào theo thứ tự khi có năng lực.
• Khẩn cấp: Như đã đề cập ở trên, dành cho các nhiệm vụ quan trọng, khẩn cấp. Chúng được ưu tiên hàng đầu.
• Ngày Cố Định: Đối với các nhiệm vụ phải được hoàn thành vào một ngày cụ thể (ví dụ: nộp báo cáo, thanh toán hóa đơn). Bạn làm việc trên những nhiệm vụ này để đảm bảo chúng được hoàn thành đúng hạn, nhưng không nhất thiết phải ngay lập tức.
• Vô hình: Đối với các nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp, như bảo trì, học tập, hoặc cải tiến quy trình (ví dụ: "Đọc một chương sách", "Dọn dẹp tệp máy tính"). Nếu bạn không phân loại và lên lịch rõ ràng cho chúng, chúng thường bị bỏ qua.

Kaizen: Nghệ Thuật Cải Tiến Liên Tục

Bảng Kanban của bạn không phải là một vật thể tĩnh; nó là một hệ thống sống động nên phát triển cùng bạn. Nguyên tắc Kaizen, hay cải tiến liên tục, là trọng tâm của điều này.

Hãy dành một khoảng thời gian nhỏ—có thể là 15-30 phút vào cuối mỗi tuần—cho một buổi tự đánh giá cá nhân. Nhìn vào bảng của bạn và tự hỏi mình những câu hỏi:

• Tôi đã hoàn thành những gì trong tuần này? (Nhìn vào cột "Đã Xong").
• Một số nhiệm vụ đã mất bao lâu? Có điều gì mất nhiều thời gian hơn dự kiến không?
• Nhiệm vụ bị kẹt ở đâu? Các điểm nghẽn là gì? (Tìm kiếm các thẻ nằm lâu trong cột "Đang Làm" hoặc "Chờ Đợi").
• Quy trình làm việc của tôi (các cột của tôi) còn chính xác không? Tôi có cần thêm, bớt hoặc đổi tên một cột không?
• Giới hạn WIP của tôi có hiệu quả không? Nó quá cao hay quá thấp?
• Tôi có thể thực hiện một thay đổi nhỏ nào cho hệ thống hoặc quy trình của mình để tuần tới trôi chảy hơn không?

Nhịp điệu thường xuyên của việc suy ngẫm và thích ứng này là điều biến một bảng đơn giản thành một động cơ mạnh mẽ cho sự phát triển cá nhân và năng suất.

Những Cạm Bẫy Phổ Biến và Cách Tránh Chúng

Khi bạn bắt đầu hành trình Kanban Cá nhân của mình, hãy lưu ý những cạm bẫy phổ biến này:

1. Làm phức tạp hóa bảng: Sự cám dỗ để tạo ra một tá cột và năm làn bơi ngay từ ngày đầu tiên là rất lớn. Hãy chống lại nó. Bắt đầu với "Cần Làm", "Đang Làm" và "Đã Xong". Chỉ thêm sự phức tạp khi bạn cảm thấy một điểm đau cụ thể, dai dẳng mà một cột hoặc làn bơi mới sẽ giải quyết được.
2. Bỏ qua giới hạn WIP: Đây là chế độ thất bại phổ biến nhất. Giới hạn WIP cảm thấy hạn chế, vì vậy mọi người bỏ qua nó. Hãy nhớ rằng, giới hạn là thứ tạo ra sự tập trung và thúc đẩy sự hoàn thành. Hãy coi nó như một quy tắc cứng.
3. Một bảng không cập nhật: Một bảng Kanban vô dụng nếu nó không phản ánh thực tế. Hãy tạo thói quen cập nhật bảng của bạn theo thời gian thực. Khi bạn bắt đầu một nhiệm vụ, hãy di chuyển thẻ. Khi bạn hoàn thành nó, hãy di chuyển thẻ. Một thói quen tốt là kiểm tra bảng của bạn vào đầu và cuối mỗi ngày.
4. Nhiệm vụ quá lớn: Nếu một thẻ nằm trong cột "Đang Làm" của bạn trong một tuần, nó quá lớn. Hãy chia nhỏ nó ra. Một thẻ nên đại diện cho một phần công việc nhỏ, có giá trị.
5. Cột "Cần Làm" là một mớ hỗn độn: Cột "Cần Làm" của bạn không nên là nơi chứa mọi suy nghĩ ngẫu nhiên. Sử dụng một "Backlog" riêng hoặc một công cụ khác (như một ứng dụng ghi chú đơn giản) để nắm bắt các ý tưởng thô. Cột "Cần Làm" của bạn nên dành cho các nhiệm vụ đã được xác định tương đối rõ ràng và có khả năng được thực hiện sớm.
6. Quên ăn mừng: Đừng chỉ di chuyển các thẻ sang "Đã Xong" rồi quên chúng đi. Vào cuối ngày hoặc tuần, hãy dành một chút thời gian để nhìn vào cột "Đã Xong" của bạn. Đó là một bản ghi hữu hình về sự tiến bộ của bạn và là một động lực mạnh mẽ.

Kết Luận: Hành Trình Đến Một Cuộc Sống Tập Trung Hơn

Kanban cá nhân không phải là một bộ quy tắc cứng nhắc; đó là một khung linh hoạt để hiểu và cải thiện cách bạn làm việc. Bằng cách làm cho công việc của bạn trở nên trực quan, giới hạn những gì bạn giải quyết cùng một lúc và tập trung vào một luồng công việc trôi chảy, bạn có thể chuyển từ trạng thái phản ứng liên tục sang trạng thái hành động có chủ đích.

Nó giúp bạn đưa ra những lựa chọn có ý thức về nơi để định hướng năng lượng của mình, mang lại cảm giác bình tĩnh và kiểm soát trong một thế giới hỗn loạn. Nó phơi bày sự thật về khối lượng công việc của bạn và buộc bạn phải thực tế về năng lực của mình. Hơn cả một "mẹo" năng suất, nó là một hệ thống để đạt được thành tích bền vững, không căng thẳng.

Thử thách của bạn rất đơn giản: hãy bắt đầu ngay hôm nay. Lấy một vài tờ giấy ghi chú và tìm một bức tường. Hoặc mở một tài khoản Trello miễn phí. Tạo ba cột của bạn: Cần Làm, Đang Làm, Đã Xong. Đặt giới hạn WIP là 2 cho cột "Đang Làm" của bạn. Viết ra các nhiệm vụ hiện tại của bạn lên các thẻ và đặt chúng vào các cột thích hợp. Sau đó, hãy tự mình trải nghiệm sự rõ ràng và tập trung đến từ việc nhìn thấy công việc của bạn, và sự tiến bộ của bạn, dưới một ánh sáng hoàn toàn mới.